Обыск в офисе, как подготовиться

[Собака]

Чтобы не путаться, дальше по тексту: работники — это работники организации, в которую пришли с обыском. Сотрудники — это сотрудники полиции или другого ведомства, которые этот обыск проводят.

Внимание! Прямо препятствовать следствию нельзя, это уголовно наказуемо (ст. 294 УК). Но не способствовать и не помогать следствию — можно.

Когда готовиться к обыску​

На предстоящий обыск может намекать нездоровая суета вокруг вашей организации.

Необъяснимые письма госзаказчиков, непонятные запросы налоговой, пропавшие со связи контрагенты, кружащие вокруг офиса обэповцы, вызовы в органы для объяснений — всё это может быть признаками предстоящего обыска.

Но обыск может произойти и внезапно. Поэтому на вопрос:

— «Когда надо быть готовым к обыску?» правильный ответ будет:
— «Всегда!».

В идеале, готовность к обыску — это один из KPI юридической службы, службы безопасности и руководителя. Подготовка к обыску — один из бизнес-процессов.

Подходы к подготовке​

У обыска три группы поражающих факторов:

1. Дезорганизация бизнеса. Изымаются документы и орг. техника. Не на чем работать, нет баз данных и так далее. После обыска обычно следуют допросы, обвинения, задержания. Отдельные руководители и сотрудники, часто ключевые, выбиваются из операционки.

2. Уголовно-правовые последствия. Изъятые документы и носители информации становятся доказательствами, то есть кирпичиками, из которых будут строить уголовное дело.

3. Психологическое воздействие. Сотрудники деморализованы, контрагенты думают нехорошее. Бывает, что психологическое давление на владельцев и руководство бизнеса — это основная цель обыска.

Подготовка к обыску бывает стратегической и под конкретный обыск, они отличаются глубиной и срочностью.

Стратегическая подготовка — это про бизнес-процессы и про такое управление бизнесом, при котором причиненный обыском ущерб не окажется критичным.

Стратегическая подготовка требует времени — это месяцы. Они не всегда есть, бывает, что готовиться нужно в авральном порядке.

Подготовка под конкретный обыск — это в режиме «Хватай мешки! Вокзал отходит!» за полчаса до стука в дверь схватить компрометирующие материалы и попытаться убежать их перепрятывать.

Как готовиться​

Проработать точки уязвимости​

Первый шаг — попытаться понять, где что-то может пойти не так.

У обычного руководителя / владельца бизнеса должно быть хотя бы базовое понимание о слабых местах, которые могут интересовать следствие во время обыска.

Оборонзаказ или обычные госконтракты с претензиями в ваш адрес. Признаки «однодневок» у ваших контрагентов. Договоры, где акты формально есть, но фактическое исполнение подтвердить затруднительно. Сделки с аффилированными контрагентами по нерыночным ценам. И так далее.

Эти моменты полезно проработать, по возможности — исправить. Если исправить затруднительно — заранее разработать линию защиты, собрать доказательства, подготовить план действий.

С этим может справиться внутренний юрист, если он обладает компетенцией и опытом в уголовно-правовой сфере. Если не обладает, то стоит призвать внешнего специалиста — адвоката по уголовным делам экономической направленности.

Для бизнеса, который работает давно и уже мог накопить значимое количество уголовных рисков, будет полезно провести полноценный уголовно-правовой аудит.

Рабочие базы и документы — бэкапы, инфобезопасность​

Частая история — в ходе обыска изымаются все компьютеры и ноутбуки, которые есть в офисе. По закону данные с изымаемых устройств можно скопировать, но не всегда это правило соблюдается.

Бэкапы. Если бэкапов нет — придется всё восстанавливать с чистого листа. Бэкапы есть — переносите их на новые компьютеры и продолжаете работу.

Носители данных с бэкапами должны находиться в безопасном месте: не в том же офисе, не дома у владельца бизнеса или его мамы — часто обыск приходит туда одновременно с офисом.

Бэкапить нужно, как минимум:

- данные и документы по работе с контрагентами. Договоры, данные по продажам и управлению проектами, производственная и техническая документация, что-то специфичное именно для вашего бизнеса;

- базы бухгалтерского учета — без них придётся восстанавливать бух. учет, что может создать аврал при сдаче ближайшей отчетности;

- данные для доступов в информационные системы, которые нужны для функционирования бизнеса и системы для соблюдения требований законодательства: «Меркурий», «Честный знак» и так далее.

Шифрование данных и траффика. Информация на компьютерах должна быть зашифрована, доступы только по паролю и прочие меры информационной безопасности.

Интернет-траффик тоже должен быть зашифрован. Интернет-провайдер хранит много ваших данных, многое о вас знает и обязан предоставлять всю эту информацию в органы.

Хранение данных и доступы. В идеале, на офисных компьютерах не должно быть вообще никаких рабочих данных. Все рабочие данные — на удаленном сервере, который расположен в безопасном месте.

Права доступа к информации должны быть разграничены, доступ у работников — только в части, касающейся их деятельности. Такого, что любой работник имеет доступ к общему диску, где все хранят всё, быть не должно. Иначе доступ к любому одному компьютеру будет означать доступ ко всем данным.

Бумажные документы —ограничить доступ и своевременно уничтожать​

Похожий совет и в отношении бумажных документов. Нужно разделить их по категориям значимости и особо чувствительные документы хранить в изолированных местах с ограниченным доступом.

Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожать. Нормативный срок хранения большинства документов — 5 лет. Срок давности по большинству экономических преступлений — 10 лет. В период с шестого по десятый год уголовное преследование еще возможно, но документы, которые легли бы в его основу, уже могут быть легально уничтожены.

Уничтожение документов должны быть правильно задокументировано.

Компромат и запрещенка — не надо держать в офисе​

Частая история — в ходе обыска находят печати или токены с электронными подписями, которые принадлежат другим организациям. Это на корню рушит доводы, что эти контрагенты — не фирмы-однодневки, а самостоятельные неаффилированные контрагенты.

Если к этим печатям и токенам добавить показания номинальных руководителей и участников этих однодневок — всё, дело раскрыто, по налоговым и госзаказным статьям этих доказательств будет достаточно.

Совет адвоката: не нарушать закон, не работать с фирмами-однодневками и не допускать нахождения у себя чужих печатей и токенов.

Мне известны случаи, когда на компьютерах коммерческих директоров и главбухов находили файлы с названиями типа «Откаты.xlsx». Можно догадаться, какая информация там содержалась.

Совет адвоката: не надо давать откаты и хранить такие файлы.

Также не стоит хранить в офисе предметы с нарушением правил их хранения или запрещенные к обороту: Орудие без сейфа, рецептурные препараты без рецепта, чучела краснокнижных животных и тому подобное. Это может создать дополнительную статью.

Наличные и ценности​

Не стоит держать в офисе крупные суммы наличных или другие ценности, происхождение и принадлежность которых вы не можете документально.

Их изымут как доказательства по уголовному делу — и бегай потом, возвращай. Это история на месяцы.

Ответственный​

Обязательно должен быть назначен старший по обыску. Не номинально ответственный, как часто бывает, например, с назначением ответственных за противопожарную безопасность. А реально старший — кто знает, как себя вести, что делать и кого будут слушаться остальные работники.

На время его отсутствия должен быть замещающий.

У ответственного и замещающего должны быть доверенности с полномочиями представлять интересы организации во время обыска. Они должны быть специально обучены и проинструктированы.

Очень полезно написать для них регламент поведения во время обыска с конкретикой, характерной для вашей организации.

Персонал — молчание и вежливость​

Самое важное — чтобы ваши работники не общались с сотрудниками полиции или другого ведомства, которое проводит обыск. Сможете этого добиться — избавитесь от половины возможных проблем.

В норме работники не должны говорить ничего, кроме:

«Меня зовут Петров Петр Петрович. В ООО «Ромашка» я работаю с 2020 года в отделе закупок в должности старшего менеджера по закупкам. Дальнейшие показания давать желаю после конфиденциальной консультации с адвокатом».

На любые другие вопросы сотрудников — вежливо не отвечать. Это законно. Хотя в ходе обыска сотрудники могут запугивать и говорить, что это отказ от дачи показаний и влечет уголовную ответственность — это не так.

Естественно, при таком подходе следует помочь работнику с поиском адвоката для допроса — предоставить своего или оплатить того, которого найдет сам работник. Лояльность за лояльность.

О чем ещё стоит проинструктировать работников:

— не сообщать и не вводить пароли от компьютеров и телефонов;

— по требованию сотрудника отдать ему свой телефон, но пароль не сообщать и не вводить;

— не давать сотрудникам никакие документы и предметы, но и не препятствовать изъятию. Если хотят что-то изъять — пусть изымают своими руками.

Полезно провести с населением офиса деловую игру, имитирующую обыск. Ведущие врываются в офис в масках, и работники решают практические задачи в обстановке, максимально приближенной к реальной.

Коммерческая тайна​

Коммерческая тайна и режим конфиденциальности — это пересекающиеся, но разные понятия. Просто конфиденциальность данных на их изъятие в ходе обыска никак не влияет, а вот режим коммерческой тайны — может.

Выемка документов, содержащих охраняемую законом тайну, то есть и коммерческую тайну тоже, возможна только по судебному решению. Является ли изъятие документов в ходе обыска именно такой выемкой или не является — вопрос. Практика противоречива, качается во времени и различается по регионам.

Тем не менее, внедрение режима коммерческой тайны дает дополнительные возможности для защиты и потому полезно.

Но внедрение должно быть полноценным, а не формальным. Нужно действительно отграничить конфиденциальную информацию от общедоступной, определить перечень допущенных лиц, проводить инструктажи, ставить грифы и так далее.

Иначе не сработает.

Адвокат​

Адвокат на обыске — полезен. Он поможет пресечь незаконные действия сотрудников, корректно вписать все замечания в протокол обыска, что, может быть, повлияет потом на доказательственную силу результатов обыска.

Но есть две проблемы.

Первая — обыск можно начать без адвоката. Это законно.

Вторая — даже если адвокат приехал на обыск, его могут не пустить. Это незаконно, но так бывает.

Однако есть шанс, что адвокат все-таки прорвётся на обыск. Даже если не прорвётся — он сможет поехать с вами на допрос, который обычно следует за обыском. На допросе адвокат обязателен, даже если вы в статусе свидетеля, даже если вы без какого-либо процессуального статуса вообще, и сотрудники говорят вам, что это просто беседа. Но для этого нужно обязательно … так, стоп, отвлёкся, про допросы будет отдельный блок статей.

Для появления адвоката на обыске, нужно, чтобы:

— с адвокатом было заключено соглашение (и заранее оплачен выезд — большинство адвокатов не согласится работать без предоплаты);

— адвокат узнал об обыске. Например, в регламенте ответственного за обыск одним из первых действий указан вызов адвоката и контактные данные;

— организована подстраховка на случай, если адвокат не сможет приехать на обыск (судебный процесс, отпуск, болеет). Подстраховка может быть организована как на вашей стороне — соглашение ещё с одним адвокатом, так и на стороне адвоката — он заранее договаривается с коллегой.

Итого​

Время, потраченное на подготовку к обыску, окупается всегда. Если обыск не произойдёт, то пока готовитесь — проверите свои бизнес-процессы и наведете порядок. Если произойдет — не понесете тех потерь, которые понесли бы в неподготовленном состоянии.

Подводим резюме:

1. Найдите и проработайте те места бизнеса, где есть уголовные риски.

2. Информацию и электронные документы — бэкапьте, шифруйте и парольте.

3. Бумажные документы — не храните, где попало, и вовремя уничтожайте.

4. Не держите в офисе всякое незаконное.

5. Не храните в офисе избыточные деньги и ценности.

6. Назначьте ответственного за обыск и подготовьте его.

7. Проинструктируйте персонал, работайте над лояльностью.

8. Внедрите режим коммерческой тайны.

9. Договоритесь об адвокатской поддержке.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация